Blogi

  • Palvelumuotoilun avulla kehitettiin Heavy Metal Knitting World Championshipsin digitaalista asiakaskokemusta

    Heavy Metal World Championships 2022 / kuva Maria Iltola

    Joensuulaisen kädentaitoja ja metallimusiikkia yhdistävän Heavy Metal Knitting World Championships -tapahtuman digitaalista asiakaskokemusta kehitettiin palvelumuotoilun avulla. Vuodesta 2019 järjestetty tapahtuma halusi löytää uusia keinoja tuottaa parempia kokemuksia niille asiakkailleen, jotka eivät pääse osallistumaan tapahtumaan paikan päälle, vaan seuraavat sitä virtuaalisesti. Toteutin kehittämistyön palvelumuotoilun ylempien ammattikorkeakouluopintojeni opinnäytetyönä Kaakkois-Suomen ammattikorkeakoululle. Työn tuloksena syntyi asiakkaiden tarpeisiin sopivaa digitaalista sisältöä, ja tapahtumaa tuottavan WTF Productions Oy:n asiakasymmärrys karttui.

Yhteiskehittämiseen otettiin mukaan tapahtuma-asiakkaat

Vaikka Heavy Metal Knitting World Championshipsin (tuttavallisesti HMK) kehitystyö alkoi koronapandemian myllertämässä maailmassa, tarve digitaalisen kokemuksen parantamiseen tapahtuman kohdalla ei liittynyt ainoastaan koronarajoituksiin. HMK toteutettiin alusta saakka hybriditapahtumana: livetapahtuma streamattiin YouTuben kautta. Suoratoiston myötä tapahtuma oli tavoittanut yleisöä ympäri maailmaa, ja jo tasavertaisuusperiaatteiden vuoksi tapahtuman digitaalista tarjontaa etänä seuraaville asiakkaille haluttiin parantaa.

Tapahtuman asiakkaat otettiin WTF Productions Oy:n henkilöstön ohella mukaan kehitystyöhön alusta lähtien. Yhteiskehittäminen tapahtui työpajoissa, jotka järjestettiin etupäässä Teamsin välityksellä. Asiakaskyselyiden ja työpajatoiminnan myötä ilmeni, että tapahtuman asiakkaille tärkeitä asioita tapahtumakokemuksessa ovat samanhenkisten ihmisten kohtaaminen sekä se, että HMK:ssa yhdistyy kaksi asiakkaiden intohimoa: neulonta ja metallimusiikki. Tämän pohjalta ryhdyttiin ideoimaan yhdessä asiakkaiden kanssa yhteisöllisiä, teemaan liittyviä aktiviteetteja, joita voitaisiin toteuttaa digitaalisesti. Ideoinnin tuloksiin lukeutui muun muassa tapahtuman yhteydessä toteutettavia neulontaan tai metallimusiikkiin liittyviä työpajoja, luentoja, virtuaalinen kisakatsomo sekä ympäri vuoden toteutettava ”HMK-klubi”.

Asiakasymmärryksen lisääntyminen auttaa kehittämään tapahtumaa

Yhteiskehittämisen lisäksi palvelumuotoilun avulla tapahtuman asiakkaiden tarpeita ja toiveita opittiin tuntemaan paremmin. Kehitystyön aikana karttunut asiakasymmärrys muotoiltiin asiakasprofiilien ja asiakkaan palvelupolun muotoon. Nämä työkalut auttavat tapahtuman järjestäjää astumaan asiakkaansa kenkiin, ja pohtimaan tapahtumakokemuksen sujumista käyttäjän näkökulmasta. Kun asiakkaan kokemusta ymmärretään tapahtuman tuottajan puolella, voidaan tapahtuman tarjontaa kehittää asiakkaille mielekkääseen ja antoisaan suuntaan. Lopputuotoksena palvelumuotoilun kehittämistyöstä WTF Productions Oy:n käyttöön syntyi ohjekirja, joka summaa sekä asiakasymmärryksen että yhteiskehittämisen tulokset, sekä uusia työkaluja ja menetelmiä ihmislähtöisen tapahtumakehittämisen tueksi.

Vinkkejä tapahtuman asiakaslähtöiseen kehittämiseen

Palvelumuotoilulla ja asiakaslähtöisellä kehittämisellä on annettavaa myös tapahtumien kehittämiseen. Kokosin muutamia vinkkejä, joilla pääset kehittämisen alkuun:

  • Ota asiakkaat mukaan kehitystyöhön alusta asti: tee kyselyitä, osallista sopivan kokoinen ”raati” mukaan työpajatyöskentelyyn. Ota selvää, mitä tapahtumasi asiakkaat todella toivovat tapahtumaltasi saavansa; mikä saa heidät liikkeelle, millaisia kokemuksia he toivovat saavansa?
  • Digitaalisissa ja fyysisissä ympäristöissä työskentely mahdollisti HMK:n kohdalla kansainvälistenkin asiakkaiden osallistamisen kehitystyöhön, joten välimatkasta tapahtumasi ja sen asiakkaiden välillä ei kannata huolehtia.
  • Luo uusia ideoita tapahtumaasi yhdessä asiakkaiden kanssa. Olkaa luovia, ja valitkaa ideoista muutama toteutuskelpoisin jatkoon. Voit myös vuorotella niin kutsutun sisäisen ja ulkoisen työpajatyöskentelyn välillä: kun työskentelyä vuoroteltiin HMK:n kehittämistyössä organisaation sisäisen ja asiakkaita osallistavan työpajailun välillä, organisaatiossa syntyneet ideat voitiin testata lähes saman tien suoraan asiakkailla.
  • Ole utelias kuulemaan asiakkaittesi ajatuksia ja avoin palautteelle!

Linkki opinnäytetyöhön:

Hybriditapahtuman digitaalisen asiakaskokemuksen muotoilu: Tapaustutkimus Heavy Metal Knitting World Championships, https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2022112123306

Teksti: Outi Santaniemi, projektiasiantuntija, Karelia-amk

Tapahtuma-alan tulevaisuuden näkymiä: digitaalisuutta ja kestävää kehitystä

  • 22.12.2022

Tapahtuma-alan kehittämiseen panostava hankkeemme Smart Event Managers järjesti opintomatkan tapahtuma-alan toimijoille ja alasta kiinnostuneille Jyväskylään ja Tampereelle 27.-29.9.2022. Matkan keskeisimpiä teemoja olivat digitaalisuus ja kestävä kehitys tapahtumatuotannoissa. Matkan ohjelmaan kuuluivat erilaiset yritysvierailut ja osallistuminen musiikkia hyödyntävien luovien alojen tulevaisuusfoorumiin Music x Mediaan. Yhteisellä linja-automatkalla tutustuminen kävi luontevasti ja iloinen nauru raikui jo alkumatkasta.

Hybriditapahtuman ABC

Miten rakennetaan hybriditapahtuma kansainvälisille osallistujille? Mikä on tapahtuma-alusta?  Tässä tekstissä pyritään vastaamaan näihin kysymyksiin antamalla lyhyt kuvaus Karelia-ammattikorkeakoulun koordinoiman W-Power -hankkeen hybriditapahtuman järjestämisestä. Teksti on tuotettu yhteistyössä Smart Event Managers -hankkeen kanssa, jonka asiantuntijat seurasivat hybriditapahtuman suunnitteluprosessia ja osallistuivat itse tapahtumaan paikan päällä ja verkossa.